Event jest słowem, które w ostatnich czasach można bardzo powszechnie spotkać w naszym kraju. Często bywa jednak tak, że każde nierutynowe działanie zarówno firmy, jak i osób indywidualnych bywa określane mianem “event”. Czy tak jest naprawdę?
Event – pojęcie
Co to jest event? Wiele osób pod tym pojęciem rozumie imprezę, fakt uczczenia czegoś. Udajemy się do specjalistów od organizowania takich spotkań i mówimy, że jest nam potrzebne wydarzenie – event. Jak się jednak okazuje nie do końca zdajemy sobie sprawę jak owy event ma wyglądać. Takie słowo i dokładne jego zrozumienie nie sprawia problemów nie tylko nam – Polakom, bowiem na Wyspach Brytyjskich już od ponad 20 lat wielu specjalistów próbuje sprecyzować to słowo i…jak na razie nie doszli do wspólnego wniosku, co kryje się pod tym słowem. Doszli jedynie do wniosku, że event to słowo o bardzo szerokim zakresie i niejasnych granicach znaczeniowych. Takie wydarzenie można zorganizować w różnych grupach społecznych, dla różnych firm. Niektórzy mają swoje special event, a inni mają normalne, wręcz pospolite spotkania, które nie wyróżniają się niczym specjalnym od poprzednich.
Specjaliści od eventów
Na nasze potrzeby przyjmijmy, że event to wydarzenie specjalne, unikatowe, które jest okazja do zaznaczenia czegoś ważnego, uczczenia wejścia na rynek globalny, zdobycia jakiejś nagrody lub czegoś podobnego tematycznie. W dawnych czasach, kiedy rynek eventowy nie był tak rozbudowany, właściciele firm przy pomocy swoich pracowników planowali dokładnie całe wydarzenie. W obecnych czasach nie jest to koniecznie. Organizacja eventów jest zadaniem, które można powierzyć odpowiednim specjalistom znajdującym się w branży. Mowa tutaj o wielkich agencjach lub osobach działających w pojedynkę zajmujących się planowaniem wszystkiego od podstaw.
Agencja eventowa i jej zadania
Każda agencja eventowa, niezależnie od swojej wielkości ma do wypełnienia jedno i to samo zadanie. Przede wszystkim chodzi tutaj o wykreowanie pewnej koncepcji, która pozwoli na identyfikację danego wydarzenia z marką, dobór odpowiednich wizualizacji, scenografii, promocji w jedną całość. Praca nad takimi wydarzeniami nie jest łatwa. To ogrom pracy, której finalnym efektem jest event podnoszący rangę naszej firmy. Bardzo często w naszym kraju przy organizacji uroczystego eventu działa złota zasada – postaw się a zastaw się. Niezależnie od kosztów, niezależnie od wszystkiego, staramy się robić wszystko tak, aby każdy o nas usłyszał i dane spotkanie skojarzył właśnie z naszą marką.
Możliwości agencji
Prawdą jest, że każda agencja eventowa ma o wiele większe możliwości niż samodzielny pracownik, który będzie się głowił jak ma to wszystko pogodzić. Dlatego warto czasem zapłacić większy pieniądz ludziom za zaplanowanie tych wszystkich drobnych elementów, które będą od tej pory kojarzone z naszą marką. Agencja eventowa dba o takie elementy, jak komunikacja z uczestnikami (np. dobór odpowiednich zaproszeń), kompleksowa obsługa wydarzenia (włączając w to np. odpowiednia obsługę kelnerów podczas spotkania), jak również bezpieczeństwo. Podczas masowych spotkań, gdzie spodziewane są kilkutysięczne tłumy koniecznym jest zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa, który określony jest jasno przepisami.
Klimatyczne wydarzenia firmowe
Czasem jednak tak ogromna oprawa nie jest potrzebna, ponieważ będzie nam np. potrzebny event wielkanocny. W obecnych czasach spotkanie wielkanocne z pracownikami jest taką samą koniecznością jak wigilijne spotkania opłatkowe. Dobór odpowiedniego terminu może nie być łatwy. Jeżeli jednak wszystko odpowiednio zaplanujemy z pomocą agencji na pewno uda nam się wybrać taki termin, który będzie wszystkim odpowiadał. W przypadku spotkań wielkanocnych warto postawić na spotkania klimatyczne, swojskie, przypominające nam o korzeniach, dzięki czemu wszyscy poczują się lepiej, przyjaźniej i bardziej rozluźnią się podczas spotkania. Taki event wpływa na pogłębienie swoich relacji pracowniczo – kierowniczych.
